7 erros comuns na emissão de nota fiscal. Quais são? Como evitá-los?

Como já dizia o compositor Tom Jobim: “o Brasil não é país para principiantes”. A frase célebre se tornou uma espécie de mantra entre os empreendedores, ilustrando a dificuldade de se ter um negócio de sucesso e, ao mesmo tempo, cumprir as obrigações legais e ficais no País.

As dificuldades começam já no processo de formalização do negócio e fazem parte do dia a dia das operações. Exemplo disso é a emissão da nota fiscal eletrônica (NFe), que requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento.

Veja aqui o passo a passo para a correta emissão de uma nota fiscal eletrônica.

E, para te ajudar ainda mais nessa tarefa, listamos aqui os 7 principais erros que ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser evitados. Confira!

1 – Errar a Natureza da Operação

É o campo em que você descreve a natureza da operação, que pode estar relacionada a transações envolvendo uma mercadoria ou prestação de serviço.

Os erros geralmente acontecem quando a nota se refere a uma operação que não faz parte da rotina do negócio. Exemplo disso é um estabelecimento comercial que está habituado a emitir notas de venda direta ao consumidor, mas, eventualmente, faz notas de devolução de mercadoria e de transferência entre filiais.

Neste caso, é fundamental prestar atenção a cada operação e jamais deixar os processos no piloto automático, gerando notas idênticas para todas as situações. Lembre-se: só é permitido assinalar uma natureza da operação para cada NFe!

O erro neste campo pode ser punido até mesmo com um auto de infração. A fiscalização pode presumir que houve a intenção deliberada do empreendedor de lesar o fisco sonegando impostos.

2 – Errar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)

Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico.

Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação. Para encontrá-lo, acesse o site da Sefaz do Estado em que sua empresa está estabelecida ou possui filiais. Se tiver dúvidas, é recomendável consultar seu contador ou contratar um serviço de consultoria em legislação, como a IOB Consultoria.

Neste link, saiba mais sobre os motivos que podem levar à rejeição de uma nota fiscal. E clique aqui para saber mais sobre o CFOP.

3 – Errar o CST (Código de Situação Tributária da mercadoria)

O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto A numeração informa a origem da mercadoria, se é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada.

O código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP.

O preenchimento correto do CST é fundamental para o recolhimento da alíquota certa do ICMS e para evitar que o empreendedor cometa algum erro fiscal.

Os CST hoje são diferentes para o regime normal, comparado ao Simples Nacional. O CST para as empresas do regime normal estão previstos no Convênio Sem Número (SN) de 15 de dezembro de 1970, já para as empresas do Simples Nacional, no Ajuste 03/2010.

É importante destacar que, a partir de 3 de abril de 2023, estes códigos serão consolidados para ambos os regimes e estarão todos disponíveis no Convênio SN com suas atualizações.

Também aqui vale consultar seu contador ou um especialista da IOB Consultoria. Cometer um erro pode custar muito caro ou até comprometer seu negócio.

4 – Errar na Composição de Cálculo do ICMS

O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.

Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de sonegação fiscal.

Clique aqui e saiba tudo sobre tributos e alíquotas nas notas fiscais.

5 – Errar no preenchimento dos Campos que estão fora do Danfe

Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no preenchimento do arquivo XML que é a base da nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço.

Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto.

Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota.

6 – Esbarrar na Denegação, quando o cliente tem problemas de cadastro

Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a denegação da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual.

Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente.

Para se evitar que uma nota seja denegada, nunca esqueça de checar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ, clicando aqui. Atenção: não vale consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na pesquisa cadastral.

Mas se você acha que perdeu a venda, fique tranquilo. Ainda tem um jeito! Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar prosseguimento ao negócio.

7 – Não possuir um emissor digital de notas fiscais

Por fim, muitos empreendedores também erram quando não possuem um sistema emissor de notas fiscais e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados.

A melhor opção do mercado é o IOB Emissor, que permite a emissão de notas fiscais on-line em segundos, dos tipos NF-e, NFC-e, NFP-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, sem limites, sem estresse, sem burocracia e sem custos adicionais.

O IOB Emissor faz o cálculo automático de impostos após a configuração, permite o compartilhamento automático de informações com seu contador e gera relatórios gerenciais das notas emitidas.

O produto facilita sua vida fiscal! Armazena em nuvem as notas emitidas, faz a importação do arquivo XML das notas de entrada e de saída, permite acesso on-line a partir do seu computador, está integrado à sua conta no Google Drive e faz back-up automático e gratuito das notas emitidas pelo período de 5 anos.