O escritório do futuro: novos modelos de trabalho exigem espaços cada vez mais flexíveis, acolhedores e colaborativos

Lembra da sua mesa no escritório? Antes da pandemia, é bem provável que você tivesse, no ambiente de trabalho, um “cantinho” só seu: uma escrivaninha cheia de fotos da família ou do cachorro, uma plantinha, uma caneca que ficava ali à disposição para a hora do café, gavetas cheias de objetos, a sua cadeira favorita. Cada colaborador tentava criar no escritório um espaço que o fizesse se sentir mais em casa.

Em grande parte, isso acabou com a crise sanitária: muita gente migrou para o home office e levou as fotos da família, o vaso de plantas e a caneca favorita para casa. E o trabalho exclusivamente presencial dificilmente vai voltar a ser predominante. A pesquisa The Future of the Office (“O Futuro do Escritório”), conduzida pela consultoria de locação e gestão de imóveis CBRE, indica que 67% das pessoas preferem aderir ao modelo de trabalho híbrido no pós-pandemia. Um levantamento do Índice de Confiança Robert Half (estudo que revela expectativas do mercado de trabalho para os próximos seis meses) mostrou que 48% das 387 empresas entrevistadas em novembro de 2021 pretendiam aderir ao modelo ao longo deste ano.

Com isso, um fato se tornou evidente: visitando o escritório menos vezes por semana (ou mesmo por mês), os trabalhadores viram sua relação com esse espaço mudar por completo. E, se essa relação muda, o próprio escritório precisa, também, ser adaptado.

“As pessoas não têm mais ‘o seu cantinho’ na empresa, já que vários colaboradores podem usar o mesmo espaço em diferentes momentos quando estiverem no escritório. Esse cantinho dava uma sensação de pertencimento, de estar em casa. Sem isso, é importante criar espaços mais acolhedores, que transmitam uma sensação de conforto e segurança ao funcionário”, comenta o arquiteto Rogério Cruz, da empresa de arquitetura corporativa Spaceplan. “Não há como competir com a nossa casa; então as empresas precisam criar atrativos para que o trabalhador queira estar no escritório.”

Rogério explica que o planejamento e construção de ambientes de trabalho mais acolhedores já era uma tendência que vinha se desenhando desde antes da pandemia de Covid-19; mas que, como tantas outras, foi acelerada pela crise sanitária. “O escritório não é mais uma área de controle de produtividade: é muito mais um espaço colaborativo, adequado para que encontros aconteçam”, aponta o arquiteto.

Dentro desse contexto, algumas tendências que devem se firmar cada vez mais são os ambientes flexíveis, adaptáveis a diferentes necessidades; o maior número de áreas ao ar livre; espaços de well-being; disponibilização de áreas de foco; e salas de reunião com ferramentas para a inclusão de quem estiver trabalhando remotamente. A preocupação com a manutenção da cultura da empresa em um contexto em que os funcionários passam mais tempo isolados também se reflete na arquitetura – assim, muitas empresas têm expressado essa cultura inclusive por meio de seus espaços físicos.

Outro ponto importante é a promoção da equidade. Nem todas as pessoas têm, em casa, ferramentas totalmente adequadas à realização de suas funções (como ergonomia, boa conexão de internet, ou mesmo condições para se concentrar e focar). É essencial que o escritório forneça esses recursos e esteja preparado para receber, em qualquer dia da semana, os funcionários que precisem da estrutura física da empresa para realizar seu trabalho.

Arquitetura baseada em dados: a tecnologia a favor das empresas e dos colaboradores

Odile Aidar, diretora comercial da Spaceplan, acrescenta que a arquitetura corporativa também se reflete em resultados reais – de rentabilidade, faturamento, retenção de talentos. “A atenção ao planejamento do espaço físico da empresa evita o desperdício futuro de investimentos que estão sendo feitos agora”, ela argumenta. “Por isso, levamos inteligência a cada metro quadrado em uso.”

Para isso, é claro, são necessários dados, que tornam o planejamento arquitetônico mais assertivo, evitando suposições e “achismos” e facilitando a tomada de decisões. E isso se torna ainda mais essencial no contexto do escritório híbrido; afinal, o uso do espaço, e as necessidades das pessoas que utilizam esse espaço, são flutuantes, podendo mudar a cada dia.

No caso da Spaceplan, a solução encontrada foi uma parceria com a Desko, plataforma de gestão do workplace sediada em Porto Alegre (RS) que é líder de mercado no Brasil. Especialista no conceito de escritório híbrido, a Desko permite aos colaboradores fazer reserva de estações de trabalho, salas de reunião, lockers e mesmo vagas de estacionamento no escritório físico, controlando em tempo real a ocupação do espaço. A solução é totalmente personalizável, reproduzindo no ambiente virtual a planta do escritório de cada cliente.

As duas empresas já mantinham contato desde antes da pandemia – e, ao longo dos últimos dois anos, a parceria se intensificou. Isso porque a Desko, além de oferecer uma plataforma para gestão dos escritórios projetados pela Spaceplan, fornece algo muito valioso para o planejamento: informações extraídas da prática.

“Com um aplicativo simples, usado diariamente por milhares de pessoas, nós já tínhamos em mãos um monte de dados, mas ainda estávamos sem saber exatamente como aproveitar essas informações” comenta Flahane Roza, Coordenadora de Marketing da Desko.

“Um monte de dados” mesmo: desde o lançamento da plataforma, a Desko já mapeou mais de 2,5 mil andares de escritórios, em mais de 700 endereços. Nesse período, quase 150 mil colaboradores foram registrados no sistema. Juntos, eles realizaram cerca de 790 mil acessos para fazer reservas de mesas e computadores em quase meio milhão de estações de trabalho e 57 mil salas de reunião. No segundo semestre de 2021, a média foi de 70 mil reservas de mesas por mês. Embora empresas de tecnologia ainda formem boa parte do portfólio de clientes da Desko, segmentos mais tradicionais, como bancos, indústria e advocacia, já passaram a adotar a plataforma. Empresas menores, com até 50 posições de trabalho, também estão aderindo à solução.

“A Desko entrou para agregar; inicialmente como uma plataforma de agendamento, que era algo que nossos clientes estavam procurando muito”, conta Odile Aidar. “Mas, depois, percebemos que os dados gerados pela plataforma ajudam o cliente a entender onde estão seus custos e oportunidades: se uma área está sendo subutilizada, por exemplo, ou se o escritório está maior que o necessário. Podemos ajudar nossos clientes a parar de gastar dinheiro com o que não faz sentido e trazer mais eficiência ao espaço físico da empresa.”

Novos tempos no workplace

Não há dúvidas de que os dois últimos anos viraram o mundo corporativo de cabeça para baixo, antecipando diversas tendências. A própria Desko é um exemplo. Quando a plataforma nasceu, em outubro de 2019, os criadores projetavam o modelo de trabalho híbrido como uma tendência que se consolidaria ao longo dos próximos cinco anos. Hoje, muitos processos foram digitalizados, empresas se tornaram coworkings, e os colaboradores se acostumaram a passar mais tempo com a família e os amigos.

“O retorno ao modelo exclusivamente presencial parece, hoje, impensável para muitas empresas e colaboradores”, diz Fernando Gorguet, Head de Global Sales da Desko. “Para as empresas, a principal vantagem, é claro, foi a redução de custos – a pandemia, afinal, trouxe consigo uma grande crise econômica. Mas os executivos também perceberam outras vantagens do trabalho remoto, como a possibilidade de contratar colaboradores que morem em outras regiões geográficas. Já os colaboradores se habituaram à maior flexibilidade, a almoçar com a família todos os dias, a não precisar gastar horas diárias presos no trânsito das grandes cidades. Hoje já há quem afirme que pretende procurar outro emprego caso seja obrigado a voltar ao modelo 100% presencial – e essa tendência é especialmente forte na Geração Z, que vê o home office como absolutamente natural.”

Sobre a Desko

Plataforma de gestão do workplace especialista no conceito de escritório híbrido, a Desko teve crescimento de 700% ao longo de 2021 e se tornou líder de mercado no Brasil ao conquistar mais de 200 novos clientes, especialmente unicórnios como Nubank, iFood, Loggi, Creditas, Quinto Andar, Linx, Stone e Loft. Na carteira de clientes da plataforma estão ainda grandes empresas, como WarnerMedia, Heineken, Accor, Renault, Deutsche Bank, BRF, BIC, Raizen e XP Inc. A Desko também já atende clientes internacionais: são cerca de mil escritórios em países como Argentina, Chile, México, Estados Unidos, Portugal, Inglaterra, Espanha, Japão, Polônia e Alemanha.

Por meio da solução da Desko, é possível fazer reserva de estações de trabalho, salas de reunião, lockers e vagas de estacionamento no escritório físico. A Desko também permite integrar as salas a eventos do Outlook ou do Google, fazer check-in via QR Code, solicitar serviços e gerenciar convites para pessoas de fora da organização. A tecnologia é totalmente personalizável; e permite acesso por mobile ou desktop.